O que fazer para aumentar a produtividade no trabalho.

Por: Fábio Bandeira de Mello

A cobrança por produtividade e melhores resultados, às vezes, é algo inevitável dentro da organização. A “era da informação”, junto com a competitividade do mercado, faz com que o profissional sempre tenha que mostrar elevado desempenho em suas atividades.

Conseguir administrar a rotina e aproveitar ao máximo as horas que trabalha pode, nesse momento, ser muito favorável para alcançar a performance esperada. Por isso, é fundamental que o profissional faça uma gestão do seu tempo e planeje as tarefas diárias. A partir do momento em que se começa a adotar um método para organizar o tempo, os resultados aparecem em um curto período. Anotar em cadernos, agendas, ou computador todas as atividades, pode ser extremamente útil para elevar o desempenho.

A má gestão do tempo disponível e o acúmulo de tarefas podem acarretar em desgastes, estresse, cansaço físico e psicológico, além de dificuldades de concentração.

O aumento da produtividade no trabalho também está diretamente relacionado com a vida pessoal. Dificuldade de relacionamento em casa e problemas relacionados à saúde são alguns fatores externos que podem prejudicar o profissional no trabalho.

Veja algumas dicas da Career Center, consultoria especializada em gestão estratégica de Recursos Humanos e Carreiras, sobre como administrar o tempo de forma a gerar disciplina e autocontrole:

Avalie o tempo necessário e estabeleça limites: Não trabalhe mais horas só porque não consegue ter o trabalho pronto. Estabeleça prazos para tarefas e informações. Aprenda a gerir o tempo e a usar as horas que dispõe da forma mais produtiva possível, depois vá para casa e descanse.

Estabeleça prioridades: Faça uma matriz de prioridades identificando a importância e urgência de cada atividade. Geralmente a tendência é a urgência se sobrepor à importância. Acontecimentos urgentes sempre têm vínculo com prioridades e prazos de outras pessoas. Enfoque coerentemente suas prioridades.

Planeje o seu dia: Antes de sair planeje o seu próximo dia de trabalho. Você terá uma excelente sensação de estar com as coisas controladas. Siga seu planejamento, com flexibilidade.

Não trabalhe mais horas do que os outros: Preocupe-se em mostrar resultados no período de trabalho. Você terá o reconhecimento do seu chefe como uma pessoa que age rapidamente e entrega os resultados que a empresa necessita, não perdendo tempo com coisas insignificantes.

Cheque diariamente seus resultados: Inicie, vença as tarefas e conclua o dia positivamente.

Delegue tarefas: Não deixe de delegar as atividades. Tenha clareza na comunicação e certifique-se de que foi entendido no que delegou.

Tome nota: Sempre anote todas as suas atividades diárias. Tenha uma agenda e, se possível, auxílio da secretária.

Tenha disciplina: Aprenda a dizer não em certas situações. Utilize o telefone sem exageros e evite interrupções durante reuniões.

Tenha objetividade: Em todas as circunstâncias, como em reuniões, telefonemas e emails. Estabeleça uma comunicação breve e objetiva (oral e escrita).

Se organize: Evite o acúmulo de papéis, organize sua mesa de trabalho.

Respeite seu relógio biológico: Permita-se momentos de lazer. Estabeleça tempo para atividades isoladas, como elaborar ideias.

A gestão do tempo é considerada um paradoxo, pois sabemos que não é possível gerir o tempo, mas é possível nos gerenciar. O autogerenciamento requer planejamento e disciplina.
Pessoas cansadas, estressadas no trabalho e de difícil convívio, negligenciam as próprias atividades, abusam do limite do corpo e da mente, desprezam férias e não se preocupam com a qualidade de vida. Acabam cometendo erros por falta de atenção, bloqueiam inovações por falta de visão, além de criarem um clima de tensão que dificulta o trabalho conjunto.